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domingo, 30 de agosto de 2015

CONCURSO DE MERITOS EN LA CONTRATACION ESTATAL EN COLOMBIA


CONCURSO DE MERITOS EN LA CONTRATACION ESTATAL



¿Qué es un concurso de méritos y para qué sirve?


Un concurso de méritos es una de las modalidades de selección de contratistas del Estado, que sirve para la escogencia de consultores o proyectos, en la que se utilizan como criterios de selección la experiencia, la capacidad intelectual y la organización de los proponentes, según sea el caso.



¿Cómo puede llevarse a cabo un concurso de méritos?



Un concurso de méritos puede llevarse a cabo mediante la utilización de dos sistemas a saber:



  1. Concurso con precalificación, con conformación de Lista Corta, y Lista Multiusos,
  2. Concurso abierto.

    ¿En qué consiste un concurso con precalificación?



En el concurso con precalificación, las entidades estatales deben surtir la fase de precalificación que es independiente del trámite del concurso. Este trámite está previsto en el artículo 63 del Decreto 2474 y se presentará al examinar el concurso.



Un concurso con precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos, previa a la iniciación del mismo o de los mismos, el procedimiento de precalificación es anterior a la iniciación del proceso de concurso de méritos.



¿Cuál es la diferencia entre la lista corta y la lista multiusos?



El sistema de precalificación con conformación de lista corta se realiza cuando se va a seleccionar solo un contratista, mediante la realización de un solo concurso de méritos, ya sea que se solicite la presentación de una Propuesta Técnica Detallada (PTD) o de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).



El sistema de precalificación con conformación de lista multiusos se emplea para llevar a cabo varios concursos de méritos cuando se cumpla con las siguientes condiciones: Los concursos de méritos a realizar se encuentren determinados o sean determinables, Los objetos de los contratos a celebrar sean comunes o similares, se exija la presentación de una PTS.



REGLAS ESPECIALES SOBRE CONCURSO DE MERITOS DECRETO 2474/2008



De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las entidades seleccionarán a los contratistas a través de las siguientes modalidades: Licitación pública, Selección abreviada, Concurso de méritos, y Contratación directa.



Por su parte el artículo 54 establece que A través de la modalidad de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura.



El artículo 55 de este decreto habla sobre Tipos de Propuesta Técnica y manifiesta que  Para la selección de consultores o de proyectos, la entidad definirá en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles proponentes según se define en el presente artículo. Cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos. Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o  metodologías, se exigirá la presentación de  una Propuesta Técnica Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.



Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de  una Propuesta Técnica Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.



Con respecto al comité asesor el artículo 58 establece que: el comité asesor que se conforme para el desarrollo del concurso de méritos estará integrado por un número plural  e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas. En caso que la entidad no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para ello.



El comité asesorará a la entidad, entre otras cosas, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación  de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.



El artículo 62 establece la definición de los procedimientos de precalificación, y afirma que La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos. La precalificación que se haga para un sólo proceso de concurso de méritos se denominará lista corta.



La que se realice para varios concursos de méritos determinados o  determinables se denominará lista multiusos. Para proceder a precalificar e  integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, la entidad aplicará el procedimiento que se señala en el presente decreto para la lista corta y para la lista multiusos. El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que se aplique.



Por su parte el artículo 63 del Decreto 2474 del 2008 al referirse sobre la solicitud de expresiones de interés para la precalificación afirma que: Con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista multiusos la entidad realizará una convocatoria pública a través del Secop. Con base en la solicitud, el aviso de convocatoria incluirá la siguiente información:



1. La fecha límite para presentar la expresión de interés.

2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes.

3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.



Conforme al artículo 64 que establece lo concerniente a la conformación de la lista corta se afirma que Para la conformación de la lista corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y posteriormente valorará la información allegada con la expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los fines de la contratación. La entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.



En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a  una nueva convocatoria. En el  evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 90 del presente decreto. En el aviso de convocatoria que incluye la solicitud de manifestaciones de interés se especificará la forma de valorar la información allegada por los interesados, con base en los siguientes criterios:



A) Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar, que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución.



B) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone. Adicionalmente, la entidad podrá tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares,  las buenas prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate. 



Con respecto a la conformación de la lista multiusos el artículo 65 de este decreto que a su vez fue modificado por el Decreto 2025 de 2009 afirma que: Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS).



La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6) meses, y deberán contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes. Para la integración de las listas multiusos la entidad hará una convocatoria pública a través del SECOP, en la que señalará las condiciones, criterios y requisitos que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales se determinarán conforme lo preceptuado en el artículo anterior, así como las reglas básicas de su funcionamiento que eviten la concentración de las adjudicaciones en alguno o algunos de sus integrantes.



Las condiciones de habilitación de los interesados serán verificadas al momento de elaboración de las listas multiusos, sin perjuicio de la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia. Las listas multiusos serán publicadas en el SECOP con el fin de comunicarlas a los interesados. De conformidad con el articulo 77 de la Ley 80 de 1993, contra esta decisión sólo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados. 



Según el artículo 66 de este decreto se afirma que El concurso de méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el Título I del presente decreto:



Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista corta o la lista multiusos, Publicación del pliego de condiciones, Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se haga uso de precalificación,



Presentación de las ofertas, Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas, Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas, Traslado del informe de evaluación por un término no superior a tres (3) días hábiles, Apertura de la propuesta económica del primer elegible,  Verificación de la consistencia de la propuesta económica, Adjudicación del contrato o declaratoria de desierta.



Salvo los expresamente señalados en el presente decreto, en el pliego de condiciones se señalarán los términos y plazos que gobiernan el concurso de méritos. El término para presentar ofertas se contará a partir de la expedición del acto administrativo de apertura.



¿Qué es un concurso abierto?



El concurso de méritos abierto es aquel en el cual la entidad no realiza un procedimiento previo de precalificación de los interesados, permitiendo que todos aquellos puedan presentar su propuesta, conforme a las reglas que se señalan en el pliego de condiciones.



¿Cómo saber qué sistema utilizar?



El criterio mediante el cual usted puede escoger uno u otro sistema se refiere al tipo de propuesta técnica que solicite, así: Si solicita una propuesta técnica simplificada (PTS) puede utilizar cualquiera de los sistemas, Si solicita una propuesta técnica detallada (PTD) solo puede utilizar el siguiente sistema: Concurso con precalificación, Con conformación de lista corta. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.



Procedimiento del concurso de méritos con precalificación:



Un concurso de méritos con precalificación se adelantará cuando: Usted solicite una propuesta técnica simplificada (PTS), Usted solicite una propuesta técnica detallada (PTD), mediante la conformación de una lista corta, Para llevar a cabo el concurso de méritos con precalificación, usted debe seguir los siguientes pasos:



1. Elaboración de los estudios y documentos previos:



Los estudios y documentos previos deben realizarse con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones y se pondrán a disposición en el SECOP de manera simultáneamente con éste.



Estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que ésta propone.



Deben contener como mínimo los siguientes elementos:

A. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación:



Para describir la necesidad se debe indicar lo que se requiere con asomo de los antecedentes, justificación y/o definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer dicha necesidad, siempre en el marco de los planes y/o proyectos de desarrollo, compra y/o inversión.



Esta justificación de la necesidad puede obtenerse contestando las siguientes preguntas: Por qué la entidad necesita adelantar el  proceso de selección, cuál es el estado actual del contexto que encierra el proceso de selección, mediante que rubro presupuestal se va a cubrir el valor del contrato y por qué.  



B. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar:



Para describir el objeto del contrato se puede indicar, el Objeto: Cual es el diseño, estudio, proyecto estudio, proyecto, programa, asesoría o control que se va hacer, el objeto debe ser conciso, preciso y de fácil entendimiento.



Alcance: si el objeto del contrato lo amerita, desglosar los requerimientos técnicos del servicio que va a contratar, estos pueden ser: Los objetivos, metas y alcance de los servicios a que se requieren, la descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría, el cronograma de la ejecución del contrato de consultoría, el listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos, la determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.



Para identificar el contrato a celebrar se puede indicar:



Tipo de Contrato: tipificar el contrato a celebrar, entre otros: consultoría, asesoría, interventoria, Plazo de Ejecución: estimar de manera certera cuanto tiempo se puede tardar el contratista en ejecutar el objeto del contrato,



Lugar de Ejecución: precisar el sitio o lugar de realización de los diseños, estudio, proyecto, programa, asesoría o control, entre otros, Valor estimado del contrato: definir el valor del presupuesto oficial que se va a destinar para la ejecución del contrato,



Forma de pago: establecer la manera como se va a cancelar el valor del contrato en detalle; si se consideran anticipos o pagos anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de informes de actividades o actas de entrega,



Supervisión y/o interventoría: concretar quién se encargará de vigilar el correcto cumplimiento del objeto del contrato, sea de manera interna mediante una supervisión y/o de manera externa mediante una interventoría.



Obligaciones generales del contratista: Determinar detalladamente las prestaciones a cargo del futuro contratista en términos de lo que tiene que dar, hacer o no hacer; por ejemplo: Cumplir con el objeto del contrato, ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con lo estipulado en el pliego de condiciones y a la oferta presentada por el contratista, Constituir las pólizas pactadas en el contrato, Hacer las publicaciones a que haya lugar, Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el supervisor del contrato, Presentar oportunamente las respectivas facturas o cuentas de cobro, Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales, las demás inherentes al objeto del contrato.



C. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección:



Estos se encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad llevar a cabo un proceso de selección mediante el uso de una modalidad determinada; por ejemplo, para este caso se puede tener en cuenta el siguiente texto:



Previo análisis realizado por la Entidad para establecer la modalidad de selección para el objeto definido anteriormente, se determinó que el objeto a contratar se enmarca dentro de los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.



Por lo anterior, la modalidad de selección del presente proceso será la de Concurso de Méritos, modalidad establecida en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, prevista para la selección de consultores o estudios de proyectos.



D. El análisis que soporta el valor estimado del contrato:



El valor estimado del contrato es el fruto de un minucioso estudio de mercado que la entidad debe realizar no sólo con el fin de precisar el valor aproximado de los servicios que requiere, sino para definir de manera más exacta la naturaleza de los mismos, por lo que dentro del estudio previo se deben incluir sus resultados. Un estudio de mercado es una herramienta de mercadeo que permite y facilita la obtención de datos, que mediante su análisis, pueden definir al consumidor la mejor alternativa para satisfacer su necesidad.



Usted puede hacer este análisis, para un contrato de consultoría, con base en los requerimientos técnicos que realice, contemplando ítems tales como personas/tiempo, soporte logístico, insumos, imprevistos, utilidad del contratista, costos de desplazamiento, etc.



E. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable:



El factor que permite identificar la oferta más favorable en el concurso de méritos es el de mejor calidad, por lo que deben señalarse los criterios que permitan su calificación, el pliego de condiciones indicará el puntaje mínimo que una oferta debe recibir para ser considerada elegible y las condiciones máximas a acreditar en desarrollo de los criterios evaluables. El precio no puede ser factor de calificación o evaluación en el concurso de méritos.



F. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato:



El estudio de los riesgos previsibles del contrato se realiza para contemplar cual de las partes asumirá las consecuencias de un hecho dañino de posible ocurrencia, que afecte el equilibrio económico del contrato, con el fin de restablecerlo.



Este análisis puede hacerse mediante la implementación de un método cuantitativo, cualitativo o mixto, en consideración a la fuente de que disponga la entidad para valorar cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual.



Es decir, si la fuente para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles, esta compuesta por datos históricos el método es cuantitativo, Si por el contrario la fuente es el sentido que las personas dan a las circunstancias y hechos particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a afectar el equilibrio económico del contrato, el método es cualitativo. De la mezcla de estos dos podemos obtener un método mixto.



¿Cómo tipificar los riesgos?



Para tipificar un riesgo es necesario realizar el análisis del objeto del contrato a suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden desprender circunstancias de posible ocurrencia, que no se encuentran dentro del alea normal de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la relación contractual; es decir estas circunstancias son ajenas a las partes, tienen una causa externa a la mismas y, de presentarse su efecto sería la afectación económica del contrato variando los valores inicialmente establecidos.



Identificado así una o varias circunstancias, de ser estas semejantes, pueden ajustarse a una sola descripción, esta descripción o definición es el tipo del riesgo.

A manera de ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de consultaría podría ser: servicios adicionales necesarios para la utilidad del objeto contractual.



¿Cómo estimar los riesgos?



Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripción que se le ha dado, la estimación es la evaluación del impacto económico que generaría la ocurrencia del mismo en los valores inicialmente tasados en el contrato, para lo cual se pueden establecer estándares de afectación teniendo como punto de referencia la probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia, esto con el fin de lograr obtener una unidad de medida que arroje un porcentaje de la afectación.



A manera de ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando como unidad de medida un límite de tiempo, es decir si se fija un límite de tiempo de cinco años, la probabilidad de ocurrencia sería alta al considerar el punto máximo de número de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese límite de tiempo.



Es así como, si durante los últimos cinco años el tipo de riesgo descrito se ha producido en cinco oportunidades, ese sería el limite para poder establecer una probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideración se pueden fijar rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las mismas.



G. El análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar:



En el desarrollo del concurso de méritos debe exigirse a los proponentes la constitución de una garantía que ampare la seriedad de los ofrecimientos hechos, para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones: Cuál de las partes se encuentra en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos, Cuál de las partes dispone de mejor acceso a • los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.



¿Cómo plasmar el estudio de los riesgos?



El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de riesgos, en la que se resuman todos los elementos y variables contemplados, no es obligatorio solicitar una garantía de seriedad de la oferta en los concursos de méritos donde se requieran propuestas técnicas simplificadas.



Garantía única de cumplimiento: En razón a la naturaleza del contrato a celebrar fruto de la realización de un concurso de méritos según el artículo 17 del Decreto 679 de 1994, se podrá solicitar una garantía única que comprenda los siguientes amparos:

El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecución del mismo, el valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al diez por ciento (10%) del valor del contrato, el valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más, el valor del amparo de calidad del servicio, ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato.



Estas garantías deben cubrir la vigencia del contrato, no obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. Debe recordar que las garantías no son obligatorias en los contratos del empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, por lo que la entidad debe determinar la necesidad o no de exigirla.



El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura del proceso de selección; si tal modificación implica cambios fundamentales se podrá revocar el acto administrativo de apertura.



2. Conformación del comité asesor o evaluador:



No existe un término expreso que mencione la oportunidad en la cual debe conformarse este comité, sin embargo por la funciones que le son encomendadas es recomendable nombrarlo una vez se haya identificado la necesidad a suplir por la entidad.



El comité estará encargado de asesorar a la entidad en: el proceso de precalificación y selección, la validación del contenido de los requerimientos técnicos, la conformación de la lista corta o de la lista multiusos, la evaluación y calificación de las ofertas  técnicas, la verificación de la propuesta económica.



Este comité se conformará por un número plural e impar de personas adecuadas para tratar el tema objeto del concurso. La entidad puede celebrar contratos de prestación de servicios profesionales si no cuenta con las personas idóneas para conformar el comité.



3. Expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP):



Se debe realizar antes de la expedición de la correspondiente resolución de apertura, teniendo en cuenta que no debe publicarse en el SECOP este certificado. El CDP es el garante de que la entidad sí cuenta con el presupuesto para pagar al contratista el valor del contrato celebrado y ejecutado.



4. Solicitud de expresiones de interés para la precalificación:



Esta solicitud se realizará a través de la publicación de un aviso de convocatoria en el SECOP y debe contener la siguiente información: Fecha límite para presentar la expresión de a. interés, Indicación de si se trata de una lista corta o de b. una lista multiusos, Requisitos habilitantes mínimos que se exigen.



Criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista de oferentes, los cuales podrán ser: Experiencia general del interesado, Estructura y organización del interesado.  



También se podrá tener en cuenta la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos y/o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate. Este aviso especificará la forma de valorar la información allegada por los interesados.



5. Verificación del cumplimiento de requisitos habilitantes y valoración de la información allegada por los interesados:



Para la conformación de la lista de precalificados se verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes mínimos, así mismo se realizará la valoración de la información solicitada a los interesados respecto de los criterios de conformación de la lista, de acuerdo a lo requerido en el aviso de convocatoria.



Cuando se conforme una lista multiusos los soportes que acrediten estas condiciones podrán actualizarse durante la vigencia de la misma, de acuerdo con el manual de contratación de la entidad.



6. Informe del comité asesor:



De acuerdo a las funciones que le son inherentes al comité asesor, este preparará un informe que servirá para adoptar la decisión sobre la integración de la lista, Para la conformación de una lista multiusos no será necesario contar con este informe.



7. Conformación de la Lista:



La lista será conformada mediante un acto administrativo debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición, que será publicado en el SECOP en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la misma.



Si usted va a conformar una lista corta recuerde las siguientes reglas: Esta deberá conformarse con un número plural de precalificados, Los precalificados no podrán ser más de 6 cuando se pretenda obtener una PTD, Los precalificados no podrán ser más de 10 cuando se pretenda obtener una PTS.



En el evento en que resulten menos de 2 precalificados se realizarán los ajustes necesarios para iniciar una nueva convocatoria, Si realizada la segunda convocatoria solo se presenta un interesado la entidad deberá llevar a cabo todo el proceso de concurso de méritos, Si usted va a conformar una lista multiusos recuerde que está: Deberá contener como mínimo 25 integrantes, tendrá una vigencia máxima de 6 meses.



8. Elaboración y publicación de un aviso de Convocatoria para la Contratación:



Este aviso debe publicarse con anterioridad a la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y deberá contener:



El objeto a contratar, la modalidad de selección a utilizar, el lugar físico o electrónico donde pueden consultarse: El proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato, los estudios y documentos previos.



9. Elaboración y publicación del proyecto de Pliego de Condiciones:



Si usted va a solicitar la presentación de una PTD, deberá publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 10 días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.



Si por el contrario usted va a solicitar la presentación de una PTS, deberá publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 5 días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.



Esta publicación se realiza con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones a su contenido. La información publicada debe ser veráz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.



10. Recepción de observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las respuestas:



Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse durante el término señalado para su publicación, es decir durante los 5 ó 10 días hábiles si se tratara de una PTS o de una PTD, respectivamente, Se recomienda responder durante los dos (2) días siguientes al vencimiento del término para la presentación de las mismas, mediante un documento que debe publicarse en el SECOP, el cual debe contener las observaciones y sus correspondientes respuestas, así como las razones por las cuales la entidad las acoge o las rechaza.



Las respuestas a las observaciones se deben publicar antes de la expedición y publicación del Acto Administrativo de Apertura y del pliego de condiciones definitivo.



11. Expedición y Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección:



Una vez se encuentre en firme la conformación de la lista, puede darse apertura al concurso de méritos mediante una acto administrativo que se debe publicar en el SECOP, con antelación a la publicación del pliego de condiciones definitivo ó simultáneamente, en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la misma.



Este acto debe estar motivado y suscrito por el representante legal de la entidad o su delegado y señalar, como mínimo, lo siguiente: El objeto de la contratación a realizar, La modalidad de selección que corresponda a la contratación, El cronograma del proceso, con indicación c. expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan, El lugar físico o electrónico en que se puedan d. consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales estarán disponibles desde la fecha del acto de apertura, La convocatoria para las veedurías ciudadanas, El certificado de disponibilidad presupuestal, f. en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.



12. Publicación del pliego de condiciones definitivo:



Como se dijo en el numeral anterior la publicación del pliego de condiciones definitivo debe realizarse simultáneamente o con posterioridad a la publicación del acto administrativo de apertura en el SECOP. En el pliego de condiciones se deben establecer los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva y deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta, definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole.



Así las cosas el pliego deberá contener como mínimo: La descripción técnica detallada y completa del a. objeto a contratar, y los requerimientos técnicos de una PTD o una PTS, según sea el caso, Los fundamentos del proceso de selección, b. con las reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la forma de evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato, Las razones y causas que generarían el rechazo de c. la oferta o declaratoria de desierto del proceso.



Las condiciones de celebración del contrato d. (Presupuesto, forma de pago, mecanismo de cobertura del riesgo, Proyecto de minuta del contrato a celebrarse y e. los demás documentos que sean necesarios.



El anexo de los requerimientos técnicos para un contrato de consultoría debe señalar en especial lo siguiente: Los objetivos, metas y alcance de los servicios a. que se requieren, La descripción detallada de los servicios b. requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría, El cronograma de la ejecución del contrato de c. consultoría, El listado y ubicación de la información d. disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos, La determinación del tipo de propuesta que se e. exige en el proceso de concurso de méritos.



El pliego de condiciones establecerá reglas de desempate claras y objetivas reservándose como última medida la del sorteo.



13. Invitación a presentar propuestas:



En el momento de expedir el acto administrativo de apertura del concurso de méritos se deberá enviar una carta de invitación a presentar propuestas a los integrantes de la lista que contendrá: El nombre de la entidad contratante, La fecha, hora y lugar para la presentación de las propuestas,  La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.



14. Audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo y revisión de los riesgos previsibles:



Se recomienda realizar esta audiencia con el fin de que los precalificados presenten ante la entidad todos los interrogantes que tengan sobre el contenido del documento, de todas maneras cualquier precalificado puede solicitar aclaraciones adicionales que deben ser contestadas por la entidad por escrito.



De esta audiencia se levantará un acta que debe ser publicada en el SECOP, Como resultado de la audiencia pueden expedirse adendas que contengan modificaciones al pliego de condiciones definitivo, así como una prórroga del plazo para la presentación de propuestas.



15. Expedición y publicación de adendas:



Podrán realizarse modificaciones al pliego de condiciones definitivo, siempre que éstas no sean sustanciales o afecten el objeto del contrato a celebrar, mediante la expedición de adendas, estas deben publicarse en el SECOP en la fecha de su expedición o, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.



En el pliego de condiciones definitivo se señalará el plazo máximo para su expedición. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello, los precalificados deben contar con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.



16. Cierre:



El lugar, día y hora indicados para la presentación de propuestas estarán señalados en el correspondiente acto administrativo de apertura, el término para presentar propuestas se contará a partir de la invitación a presentar propuestas.



Las propuestas deben ser presentadas en dos sobres sellados, uno de ellos debe contener la oferta económica y el otro la propuesta técnica y demás documentación exigida.



De las ofertas recibidas se dejará constancia mediante un acta que contendrá la identificación del proponente. Esta acta se podrá publicar en el SECOP, El sobre económico será abierto en la audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica.



17. Evaluación de las propuestas:



Las propuestas deberán ser evaluadas de forma objetiva, aplicando exclusivamente las reglas contenidas en el pliego de condiciones definitivas, que permitan seleccionar la oferta más favorable,  el tiempo que la entidad tome para evaluar las propuestas no podrá ser mayor al señalado para la presentación de las mismas.



La evaluación se realizará así:



1. Verificación de los requisitos habilitantes: Se compone por la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes contemplados en el pliego de condiciones definitivo, de ser necesario que los oferentes subsanen requisitos habilitantes, se recomienda que dentro del cronograma se contemple un término para que la entidad realice tal requerimiento en condiciones de igualdad a todos los proponentes, dentro de aquel dispuesto para la evaluación.



2. Valoración de la propuesta técnica: El comité asesor valorará los elementos de calidad de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones definitivo, de lo cual entregará un informe de evaluación, suscrito por todos sus integrantes, que contendrá: El análisis efectuado por el comité, El puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto.



18. Traslado del informe de Evaluación:



Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por un término no superior a tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, término que se contará a partir de la publicación que del informe se haga en el SECOP. La entidad podrá expedir copias de las actuaciones y propuestas recibidas a aquellas personas que demuestren interés legítimo.



19. Audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica:



Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas, en presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad procederá a abrir el sobre que contiene su propuesta económica.



Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.



La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.



Si de la verificación de la propuesta económica se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y en consecuencia se procederá a abrir el sobre económico de la propuesta ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento de verificación. La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.



20. Adjudicación o declaratoria de desierto:



La adjudicación o declaratoria de desierto del proceso se realizará mediante acto administrativo motivado, sin perjuicio de que la entidad pueda llevar a cabo una audiencia pública de adjudicación cuando se requiera, el acto de adjudicación no tendrá recursos de vía gubernativa a diferencia del acto en virtud del cual se declara desierto el proceso de selección, pues contra este último procede el recurso de reposición.



El término para que la entidad tome la decisión es el señalado en el cronograma del proceso, el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto deberá publicarse en el SECOP al día siguiente de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la misma.



Si la entidad declara desierto el concurso se podrá iniciar de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. Será posible hacer uso de la lista corta conformada para el proceso fallido en tanto cumpla con las exigencias del nuevo pliego de condiciones para su utilización.



2. Procedimiento del concurso de méritos abierto:



Recuerde que se adelantará un concurso de méritos abierto cuando: Se solicite una propuesta técnica simplificada a. (PTS), Se emplee el concurso de méritos para b. seleccionar un proyecto de arquitectura.



Para llevar a cabo el concurso de méritos abierto, se deben emplear los pasos que se describieron en el numeral anterior omitiendo el desarrollo de los numerales 1.4., 1.5., 1.6., 1.13 y 1.17. Que hacen referencia a la precalificación de los interesados para la conformación la lista.



a. Selección de proyectos de arquitectura: Si se pretende seleccionar un proyecto de arquitectura tenga en cuenta que según las características y nivel de desarrollo del concurso, se establecen las siguientes modalidades:



De ideas: realizado con el fin de obtener soluciones a nivel de esquema básico de diseño o conceptos generales de un tema urbanístico y/o arquitectónico.



De anteproyecto: realizado con el fin de obtener soluciones a nivel de anteproyecto de un tema arquitectónico y/o de diseño urbano, tales como edificación nueva, restauración, remodelación, proyectos urbanos, elementos del espacio público.



Para llevar a cabo el concurso de méritos para seleccionar un proyecto de arquitectura usted debe contar con:



Un comité asesor: Es el ente idóneo en la materia de arquitectura que organiza y diseña los aspectos técnicos del concurso y, actúa como coordinador, el comité asesor será contratado mediante la modalidad de contratación directa por prestación de servicios al iniciar el proceso de selección de concurso de méritos, este podrá ser la Sociedad Colombiana de Arquitectos como Cuerpo Consultivo del Gobierno Nacional y único organismo idóneo que adelanta en cada una de las regiones del país este tipo de gestiones.



Un jurado calificador: Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la propuesta más idónea y favorable que se ajusta a las bases del concurso, el jurado calificador deberá estar compuesto por un número plural e impar de arquitectos matriculados con experiencia profesional de cinco (5) años en el tema o materia afines del concurso, el Jurado Calificador deberá ser nombrado y conformado antes de la apertura del concurso de méritos.



3. Procedimiento del concurso de méritos para intermediarios de seguros:



Este se utiliza para seleccionar intermediarios de seguros con el fin de que dicho intermediario le proponga a la entidad un plan integral de seguros que ampare sus bienes, valores, cajas, entre otros, contra posibles riesgos que puedan llegar a afectarlos, para seleccionar intermediarios de seguros se puede emplear cualquiera de los sistemas consignados anteriormente, es decir:



1. Concurso con precalificación:



Pueden seleccionarse hasta dos intermediarios de seguros por entidad, para el manejo del plan integral de seguros, en razón a la necesidad de la misma, por lo que podrán adjudicarse un ramo o grupos de ramos de seguros requeridos, con conformación de lista corta, Con conformación de lista multiusos.



2. Concurso abierto:



Recuerde que el criterio para seleccionar uno u otro sistema refiere al tipo de propuesta técnica que se solicite, la selección de los intermediarios de seguros debe realizarse antes de que la entidad escoja una aseguradora. La vinculación del intermediario de seguros con la entidad se prolongará hasta la fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención.




BIBLIOGRAFIA



1. Ley 80 de 1993 por medio de la cual se expide el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública.



2. Decreto 2326 de 1995 por medio del cual se reglamenta la ley 80 de 1993 en cuanto a los concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos.



3. Decreto 3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creada mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones.



4. Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.



5. Decreto 2474 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones.

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