CONCURSO DE MERITOS EN
LA CONTRATACION ESTATAL
¿Qué es un concurso de
méritos y para qué sirve?
Un concurso
de méritos es una de las modalidades de selección de contratistas del Estado,
que sirve para la escogencia de consultores o proyectos, en la que se utilizan
como criterios de selección la experiencia, la capacidad intelectual y la
organización de los proponentes, según sea el caso.
¿Cómo puede llevarse a cabo
un concurso de méritos?
Un
concurso de méritos puede llevarse a cabo mediante la utilización de dos
sistemas a saber:
- Concurso con precalificación, con conformación de Lista Corta, y Lista Multiusos,
- Concurso abierto.¿En qué consiste un concurso con precalificación?
En el concurso con
precalificación, las entidades estatales deben surtir la fase de precalificación
que es independiente del trámite del concurso. Este trámite está previsto en el
artículo 63 del Decreto 2474 y se presentará al examinar el concurso.
Un
concurso con precalificación consiste en la conformación de una lista limitada
de oferentes para uno o varios procesos de concurso de méritos, previa a la
iniciación del mismo o de los mismos, el procedimiento de precalificación es anterior a
la iniciación del proceso de concurso de méritos.
¿Cuál es la diferencia entre
la lista corta y la lista multiusos?
El sistema
de precalificación con conformación de lista corta se realiza cuando se
va a seleccionar solo un contratista, mediante la realización de un solo
concurso de méritos, ya sea que se solicite la presentación de una Propuesta
Técnica Detallada (PTD) o de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).
El sistema de precalificación con conformación de lista
multiusos se emplea para llevar a cabo varios concursos de méritos cuando
se cumpla con las siguientes condiciones: Los concursos de méritos a realizar
se encuentren determinados o sean determinables, Los objetos de los contratos a
celebrar sean comunes o similares, se exija la presentación de una PTS.
REGLAS ESPECIALES SOBRE CONCURSO DE MERITOS DECRETO 2474/2008
De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las
entidades seleccionarán a los contratistas a través de las siguientes
modalidades: Licitación pública, Selección abreviada, Concurso de méritos, y
Contratación directa.
Por su parte el artículo 54 establece que A través de la modalidad
de selección de concurso de méritos se contratarán los servicios de consultoría
a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y los
proyectos de arquitectura.
El artículo 55 de este decreto habla sobre Tipos de Propuesta
Técnica y manifiesta que Para la
selección de consultores o de proyectos, la entidad definirá en el pliego de
condiciones el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles
proponentes según se define en el presente artículo. Cuando la entidad
suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la
ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la
misma, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS).
En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o
mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos. Cuando los
servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el
respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques
o metodologías, se exigirá la
presentación de una Propuesta Técnica
Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de
precalificación con lista corta.
Cuando los servicios de consultoría señalados en los
requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan
desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, se exigirá la
presentación de una Propuesta Técnica
Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de
precalificación con lista corta.
Con respecto al comité asesor el artículo 58 establece que: el
comité asesor que se conforme para el desarrollo del concurso de méritos estará
integrado por un número plural e impar
de personas idóneas para la valoración de las ofertas. En caso que la entidad
no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá celebrar contratos de
prestación de servicios profesionales para ello.
El comité asesorará a la entidad, entre otras cosas, en el proceso
de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del
contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta
o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas
técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego
de condiciones y en la verificación de
la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de
calificación.
El artículo 62 establece la definición de los procedimientos de
precalificación, y afirma que La precalificación consiste en la conformación de
una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de concurso de
méritos. La precalificación que se haga para un sólo proceso de concurso de
méritos se denominará lista corta.
La que se realice para varios concursos de méritos determinados
o determinables se denominará lista
multiusos. Para proceder a precalificar e
integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, la entidad
aplicará el procedimiento que se señala en el presente decreto para la lista
corta y para la lista multiusos. El procedimiento de precalificación es
anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que se
aplique.
Por su parte el artículo 63 del Decreto 2474 del 2008 al referirse
sobre la solicitud de expresiones de interés para la precalificación afirma
que: Con el fin de realizar la precalificación para la integración de la lista
corta o de la lista multiusos la entidad realizará una convocatoria pública a
través del Secop. Con base en la solicitud, el aviso de convocatoria incluirá
la siguiente información:
1. La fecha
límite para presentar la expresión de interés.
2. Los
criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de
oferentes.
3. La
indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.
Conforme al artículo 64 que establece lo concerniente a la
conformación de la lista corta se afirma que Para la conformación de la lista
corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos
habilitantes, y posteriormente valorará la información allegada con la
expresión de interés a partir de los criterios señalados en el aviso de
convocatoria pública, teniendo en cuenta los intereses de la entidad y los
fines de la contratación. La entidad conformará la lista corta con un número
plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba
presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba
presentar una propuesta técnica simplificada.
En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2)
interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los
ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará
paso a una nueva convocatoria. En
el evento en el que en esta segunda
oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo
interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que se cumpla con lo
dispuesto en el artículo 90 del presente decreto. En el aviso de convocatoria
que incluye la solicitud de manifestaciones de interés se especificará la forma
de valorar la información allegada por los interesados, con base en los
siguientes criterios:
A)
Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el
objeto a contratar, que asegure la idoneidad del futuro proponente para su
ejecución.
B) Estructura
y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y
físicos de que dispone. Adicionalmente, la entidad podrá tener en cuenta otros
criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos
anteriores y similares, las buenas
prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita
a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar
exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.
Con respecto a la conformación de la lista multiusos el artículo
65 de este decreto que a su vez fue modificado por el Decreto 2025 de 2009
afirma que: Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación
que haga una entidad de los interesados en participar en varios concursos de
méritos determinados o determinables, que tengan objeto común o similar, en los
que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas (PTS).
La vigencia de las listas multiusos no podrá exceder de seis (6)
meses, y deberán contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes. Para la
integración de las listas multiusos la entidad hará una convocatoria pública a
través del SECOP, en la que señalará las condiciones, criterios y requisitos
que deben cumplir los interesados para su inclusión en las listas, los cuales
se determinarán conforme lo preceptuado en el artículo anterior, así como las
reglas básicas de su funcionamiento que eviten la concentración de las adjudicaciones
en alguno o algunos de sus integrantes.
Las condiciones de habilitación de los interesados serán
verificadas al momento de elaboración de las listas multiusos, sin perjuicio de
la posibilidad de actualizar el soporte de las mismas durante su vigencia. Las
listas multiusos serán publicadas en el SECOP con el fin de comunicarlas a los
interesados. De conformidad con el articulo 77 de la Ley 80 de 1993, contra
esta decisión sólo procede el recurso de reposición, previa notificación a los
interesados.
Según el artículo 66 de este decreto se afirma que El concurso de
méritos tendrá las siguientes etapas, sin perjuicio de lo señalado en el Título
I del presente decreto:
Acto administrativo de apertura, el cual, en los eventos en que se
haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la
conformación de la lista corta o la lista multiusos, Publicación del pliego de
condiciones, Invitación a presentar propuestas, en los concursos en los que se
haga uso de precalificación,
Presentación de las ofertas, Verificación de los requisitos
habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas, Elaboración del informe
de evaluación de las propuestas técnicas, Traslado del informe de evaluación
por un término no superior a tres (3) días hábiles, Apertura de la propuesta
económica del primer elegible,
Verificación de la consistencia de la propuesta económica, Adjudicación
del contrato o declaratoria de desierta.
Salvo los expresamente señalados en el presente decreto, en el
pliego de condiciones se señalarán los términos y plazos que gobiernan el
concurso de méritos. El término para presentar ofertas se contará a partir de
la expedición del acto administrativo de apertura.
¿Qué es un concurso abierto?
El
concurso de méritos abierto es aquel en el cual la entidad no realiza un
procedimiento previo de precalificación de los interesados, permitiendo que
todos aquellos puedan presentar su propuesta, conforme a las reglas que se
señalan en el pliego de condiciones.
¿Cómo saber qué sistema
utilizar?
El
criterio mediante el cual usted puede escoger uno u otro sistema se refiere al
tipo de propuesta técnica que solicite, así: Si solicita una propuesta técnica
simplificada (PTS) puede utilizar cualquiera de los sistemas, Si solicita una
propuesta técnica detallada (PTD) solo puede utilizar el siguiente sistema:
Concurso con precalificación, Con conformación de lista corta. En la selección
de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso
abierto por medio de jurados.
Procedimiento del concurso
de méritos con precalificación:
Un concurso de
méritos con precalificación se adelantará cuando: Usted solicite una propuesta
técnica simplificada (PTS), Usted solicite una propuesta técnica detallada
(PTD), mediante la conformación de una lista corta, Para llevar a cabo el
concurso de méritos con precalificación, usted debe seguir los siguientes
pasos:
1. Elaboración de los
estudios y documentos previos:
Los estudios y
documentos previos deben realizarse con antelación a la publicación del
proyecto de pliego de condiciones y se pondrán a disposición en el SECOP de
manera simultáneamente con éste.
Estarán
conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la
elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los
proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la
entidad, así como el de la distribución de riesgos que ésta propone.
Deben
contener como mínimo los siguientes elementos:
A. La descripción de la
necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación:
Para describir
la necesidad se debe indicar lo que se requiere con asomo de los antecedentes,
justificación y/o definición técnica de la forma en que la entidad puede
satisfacer dicha necesidad, siempre en el marco de los planes y/o proyectos de
desarrollo, compra y/o inversión.
Esta
justificación de la necesidad puede obtenerse contestando las siguientes
preguntas: Por qué la entidad necesita adelantar el proceso de selección, cuál es el
estado actual del contexto que encierra el proceso de selección, mediante que
rubro presupuestal se va a cubrir el valor del contrato y por qué.
B. La descripción del objeto
a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del
contrato a celebrar:
Para describir el
objeto del contrato se puede indicar, el Objeto: Cual es el diseño, estudio,
proyecto estudio, proyecto, programa, asesoría o control que se va hacer, el
objeto debe ser conciso, preciso y de fácil entendimiento.
Alcance: si el objeto del contrato lo amerita, desglosar
los requerimientos técnicos del servicio que va a contratar, estos
pueden ser: Los objetivos, metas y alcance de los servicios a que se requieren,
la descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o
productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos,
diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría, el
cronograma de la ejecución del contrato de consultoría, el listado y ubicación
de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin
de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes
previos, análisis o documentos definitivos, la determinación del tipo de
propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos.
Para identificar el contrato a celebrar se puede indicar:
Tipo de Contrato: tipificar
el
contrato a celebrar, entre otros: consultoría, asesoría, interventoria, Plazo de Ejecución: estimar de manera
certera cuanto tiempo se puede
tardar el contratista en ejecutar el objeto del contrato,
Lugar de Ejecución: precisar el
sitio o lugar de realización de
los diseños, estudio, proyecto, programa, asesoría o control, entre otros, Valor estimado del contrato: definir
el valor del presupuesto oficial que
se va a destinar para la ejecución del contrato,
Forma de pago: establecer
la manera como se va a cancelar el
valor del contrato en detalle; si se consideran anticipos o pagos
anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de informes de actividades o
actas de entrega,
Supervisión y/o interventoría: concretar
quién se encargará de vigilar el
correcto cumplimiento del objeto del contrato, sea de manera interna mediante
una supervisión y/o de manera externa mediante una interventoría.
Obligaciones generales del contratista: Determinar
detalladamente las prestaciones a cargo del futuro contratista en términos de
lo que tiene que dar, hacer o no hacer; por ejemplo: Cumplir con el objeto del
contrato, ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con lo estipulado en el
pliego de condiciones y a la oferta presentada por el contratista, Constituir
las pólizas pactadas en el contrato, Hacer las publicaciones a que haya lugar,
Obrar con diligencia y el cuidado necesario en los asuntos que le asigne el
supervisor del contrato, Presentar oportunamente las respectivas facturas o
cuentas de cobro, Presentar los certificados de pago de aportes parafiscales,
las demás inherentes al objeto del contrato.
C. Los fundamentos jurídicos
que soportan la modalidad de selección:
Estos se
encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad llevar a cabo
un proceso de selección mediante el uso de una modalidad determinada; por
ejemplo, para este caso se puede tener en cuenta el siguiente texto:
Previo análisis realizado por la
Entidad para establecer la modalidad de selección para el objeto definido
anteriormente, se determinó que el objeto a contratar se enmarca dentro de los
servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la
Ley 80 de 1993.
Por lo anterior, la modalidad de
selección del presente proceso será la de Concurso de Méritos, modalidad
establecida en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, prevista
para la selección de consultores o estudios de proyectos.
D. El análisis que soporta el valor estimado del contrato:
El valor estimado del contrato es el fruto de un minucioso estudio
de mercado que la entidad debe realizar no sólo con el fin de precisar el valor
aproximado de los servicios que requiere, sino para definir de manera más
exacta la naturaleza de los mismos, por lo que dentro del estudio previo se
deben incluir sus resultados. Un estudio de mercado es una herramienta de
mercadeo que permite y facilita la obtención de datos, que mediante su
análisis, pueden definir al consumidor la mejor alternativa para satisfacer su
necesidad.
Usted puede hacer este análisis, para un contrato de consultoría,
con base en los requerimientos técnicos que realice, contemplando ítems tales
como personas/tiempo, soporte logístico, insumos, imprevistos, utilidad del
contratista, costos de desplazamiento, etc.
E. La justificación de los
factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable:
El factor que permite identificar la oferta más favorable en el
concurso de méritos es el de mejor calidad, por lo que deben señalarse los criterios que
permitan su calificación, el pliego de condiciones indicará el puntaje mínimo
que una oferta debe recibir para ser considerada elegible y las condiciones
máximas a acreditar en desarrollo de los criterios evaluables. El precio no puede ser factor de calificación
o evaluación en el concurso de méritos.
F. El soporte que permita la
estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio económico del contrato:
El estudio de
los riesgos previsibles del contrato se realiza para contemplar cual de las
partes asumirá las consecuencias de un hecho dañino de posible ocurrencia, que
afecte el equilibrio económico del contrato, con el fin de restablecerlo.
Este análisis
puede hacerse mediante la implementación de un método cuantitativo, cualitativo
o mixto, en consideración a la fuente de que disponga la entidad para valorar
cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual.
Es decir, si
la fuente para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos
previsibles, esta compuesta por datos históricos el método es cuantitativo, Si
por el contrario la fuente es el sentido que las personas dan a las
circunstancias y hechos particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a
afectar el equilibrio económico del contrato, el método es cualitativo. De la
mezcla de estos dos podemos obtener un método mixto.
¿Cómo
tipificar los riesgos?
Para tipificar un riesgo es necesario realizar el análisis del
objeto del contrato a suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden
desprender circunstancias de posible ocurrencia, que no se encuentran dentro
del alea normal de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la
relación contractual; es decir estas circunstancias son ajenas a las partes,
tienen una causa externa a la mismas y, de presentarse su efecto sería la
afectación económica del contrato variando los valores inicialmente establecidos.
Identificado así una o varias circunstancias, de ser estas
semejantes, pueden ajustarse a una sola descripción, esta descripción o
definición es el tipo del riesgo.
A manera de
ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de consultaría podría ser: servicios
adicionales necesarios para la utilidad del objeto contractual.
¿Cómo estimar los riesgos?
Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripción
que se le ha dado, la estimación es la evaluación del impacto económico que
generaría la ocurrencia del mismo en los valores inicialmente tasados en el
contrato, para lo cual se pueden establecer estándares de afectación teniendo
como punto de referencia la probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia,
esto con el fin de lograr obtener una unidad de medida que arroje un porcentaje
de la afectación.
A manera de
ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando como unidad
de medida un límite de tiempo, es decir si se fija un límite de tiempo de cinco
años, la probabilidad de ocurrencia sería alta al considerar el punto máximo de
número de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese límite de tiempo.
Es así
como, si durante los últimos cinco años el tipo de riesgo descrito se ha
producido en cinco oportunidades, ese sería el limite para poder establecer una
probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideración se pueden
fijar rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las
mismas.
G. El análisis que sustenta
la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones
surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar:
En
el desarrollo del concurso de méritos debe exigirse a los proponentes la
constitución de una garantía que ampare la seriedad de los ofrecimientos hechos,
para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones:
Cuál de las partes se encuentra en mejor disposición de evaluarlos,
controlarlos y administrarlos, Cuál de las partes dispone de mejor acceso a •
los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.
¿Cómo
plasmar el estudio de los riesgos?
El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de
riesgos, en la que se resuman todos los elementos y variables contemplados, no es obligatorio
solicitar una garantía de seriedad de la oferta en los concursos de méritos
donde se requieran propuestas técnicas simplificadas.
Garantía
única de cumplimiento: En razón a la naturaleza del contrato a
celebrar fruto de la realización de un concurso de méritos según el artículo 17
del Decreto 679 de 1994, se podrá solicitar una garantía única que comprenda
los siguientes amparos:
El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deberá ser
equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a
título de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecución
del mismo, el valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la
cláusula penal pecuniaria ni al diez por ciento (10%) del valor del contrato,
el valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual
cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá
extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más, el valor
del amparo de calidad
del servicio, ha de determinarse en cada caso con sujeción a los
términos del contrato.
Estas garantías deben cubrir la vigencia del contrato, no obstante
lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se
prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente
garantía. Debe recordar que las garantías no son obligatorias en los contratos
del empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los
contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía,
por lo que la entidad debe determinar la necesidad o no de exigirla.
El contenido
de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la entidad con
posterioridad a la apertura del proceso de selección; si tal modificación
implica cambios fundamentales se podrá revocar el acto administrativo de
apertura.
2. Conformación del comité
asesor o evaluador:
No existe un
término expreso que mencione la oportunidad en la cual debe conformarse este
comité, sin embargo por la funciones que le son encomendadas es recomendable
nombrarlo una vez se haya identificado la necesidad a suplir por la entidad.
El comité estará
encargado de asesorar a la entidad en: el proceso de precalificación y
selección, la validación del contenido de los requerimientos técnicos, la
conformación de la lista corta o de la lista multiusos, la evaluación y
calificación de las ofertas técnicas, la verificación de la
propuesta económica.
Este comité se
conformará por un número plural e impar de personas adecuadas para tratar el
tema objeto del concurso. La entidad puede celebrar contratos de prestación de
servicios profesionales si no cuenta con las personas idóneas para conformar el
comité.
3. Expedición del
certificado de disponibilidad presupuestal (CDP):
Se debe realizar antes de la expedición de la correspondiente
resolución de apertura, teniendo en cuenta que no debe publicarse en el SECOP
este certificado. El CDP es el garante de que la entidad sí cuenta con el
presupuesto para pagar al contratista el valor del contrato celebrado y
ejecutado.
4. Solicitud de expresiones
de interés para la precalificación:
Esta solicitud
se realizará a través de la publicación de un aviso de convocatoria en el SECOP
y debe contener la siguiente información: Fecha límite para presentar la
expresión de a. interés, Indicación de
si se trata de una lista corta o de b. una
lista multiusos, Requisitos habilitantes mínimos que se exigen.
Criterios
que se tendrán en cuenta para conformar la lista de oferentes, los cuales
podrán ser: Experiencia general del interesado,
Estructura y organización del interesado.
También se
podrá tener en cuenta la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos
anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos y/o cualquier
otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar
precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de
que se trate. Este
aviso especificará la forma de valorar la información allegada por los
interesados.
5. Verificación del
cumplimiento de requisitos habilitantes y valoración de la información allegada
por los interesados:
Para la conformación de la lista de precalificados se verificará
el cumplimiento de los requisitos habilitantes mínimos, así mismo se realizará
la valoración de la información solicitada a los interesados respecto de los criterios
de conformación de la lista, de acuerdo a lo requerido en el aviso de
convocatoria.
Cuando se
conforme una lista multiusos los soportes que acrediten estas condiciones
podrán actualizarse durante la vigencia de la misma, de acuerdo con el manual
de contratación de la entidad.
6. Informe del comité asesor:
De acuerdo a las funciones que le son inherentes al comité asesor,
este preparará un informe que servirá para adoptar la decisión sobre la
integración de la lista, Para la conformación de una lista multiusos no será necesario contar
con este informe.
7. Conformación de la Lista:
La lista será conformada mediante un acto administrativo
debidamente motivado, susceptible del recurso de reposición, que será publicado
en el SECOP en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de los
tres (3) días siguientes a la misma.
Si usted va a conformar una lista corta recuerde las
siguientes reglas: Esta deberá conformarse con un número plural de
precalificados, Los precalificados no podrán ser más de 6 cuando se pretenda
obtener una PTD, Los precalificados no podrán ser más de 10 cuando se pretenda
obtener una PTS.
En el evento en que resulten menos de 2 precalificados se
realizarán los ajustes necesarios para iniciar una nueva convocatoria, Si
realizada la segunda convocatoria solo se presenta un interesado la entidad
deberá llevar a cabo todo el proceso de concurso de méritos, Si usted va a
conformar una lista
multiusos recuerde que está: Deberá contener como mínimo
25 integrantes, tendrá una vigencia máxima de 6 meses.
8. Elaboración y publicación
de un aviso de Convocatoria para la Contratación:
Este aviso debe publicarse con anterioridad a la publicación del
proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y deberá contener:
El objeto a
contratar, la modalidad de selección a utilizar, el lugar físico o electrónico
donde pueden consultarse: El proyecto de pliego de condiciones, el presupuesto
oficial del contrato, los estudios y documentos previos.
9. Elaboración
y publicación del proyecto de Pliego de Condiciones:
Si
usted va a solicitar la presentación de una PTD, deberá publicar en el SECOP el
proyecto de pliego de condiciones con 10 días hábiles de antelación a la fecha
del acto que ordena la apertura del proceso.
Si
por el contrario usted va a solicitar la presentación de una PTS, deberá
publicar en el SECOP el proyecto de pliego de condiciones con 5 días hábiles de
antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso.
Esta
publicación se realiza con el propósito de suministrar al público en general la
información que le permita formular observaciones a su contenido. La
información publicada debe ser veráz, responsable, ecuánime, suficiente y
oportuna. La
publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no
genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.
10. Recepción de
observaciones al proyecto de pliego de condiciones y publicación de las
respuestas:
Las
observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben recibirse durante el
término señalado para su publicación, es decir durante los 5 ó 10 días hábiles
si se tratara de una PTS o de una PTD, respectivamente, Se recomienda responder
durante los dos (2) días siguientes al vencimiento del término para la
presentación de las mismas, mediante un documento que debe publicarse en el
SECOP, el cual debe contener las observaciones y sus correspondientes
respuestas, así como las razones por las cuales la entidad las acoge o las
rechaza.
Las respuestas a las
observaciones se deben publicar antes de la expedición y publicación del Acto
Administrativo de Apertura y del pliego de condiciones definitivo.
11. Expedición y
Publicación del acto administrativo de apertura del proceso de selección:
Una vez se
encuentre en firme la conformación de la lista, puede darse apertura al
concurso de méritos mediante una acto administrativo que se debe publicar en el
SECOP, con antelación a la publicación del pliego de condiciones definitivo ó
simultáneamente, en la misma fecha de su expedición o a más tardar dentro de
los tres (3) días siguientes a la misma.
Este acto debe
estar motivado y suscrito por el representante legal de la entidad o su
delegado y señalar, como mínimo, lo siguiente: El objeto de la contratación
a realizar, La modalidad de selección que corresponda a la contratación, El
cronograma del proceso, con indicación c. expresa
de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que
correspondan, El lugar físico o electrónico en que se puedan d.
consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y
documentos previos y definitivos, los cuales estarán disponibles desde la fecha
del acto de apertura, La convocatoria para las veedurías ciudadanas, El
certificado de disponibilidad presupuestal, f.
en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. Los
demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de
selección.
12. Publicación
del pliego de condiciones definitivo:
Como se dijo
en el numeral anterior la publicación del pliego de condiciones definitivo debe
realizarse simultáneamente o con posterioridad a la publicación del acto
administrativo de apertura en el SECOP. En el pliego de condiciones se deben
establecer los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar
la selección objetiva y deberá detallar claramente los requerimientos para la
presentación de la propuesta, definirán reglas objetivas, justas, claras y
completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole.
Así las cosas
el pliego deberá contener como mínimo: La descripción técnica detallada y
completa del a. objeto a contratar, y
los requerimientos técnicos de una PTD o una PTS, según sea el caso, Los
fundamentos del proceso de selección, b. con
las reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la
forma de evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del
contrato, Las razones y causas que generarían el rechazo de c.
la oferta o declaratoria de desierto del proceso.
Las
condiciones de celebración del contrato d. (Presupuesto,
forma de pago, mecanismo de cobertura del riesgo, Proyecto de minuta del
contrato a celebrarse y e. los demás documentos que sean necesarios.
El anexo de los requerimientos técnicos para un contrato de
consultoría debe señalar en especial lo siguiente: Los objetivos, metas y
alcance de los servicios a. que se requieren, La descripción detallada de los
servicios b. requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales
podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre
otros, según el objeto de la consultoría, El cronograma de la ejecución del
contrato de c. consultoría, El listado y ubicación de la información d.
disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la
preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis
o documentos definitivos, La determinación del tipo de propuesta que se e.
exige en el proceso de concurso de méritos.
El pliego de condiciones establecerá reglas de
desempate claras y objetivas reservándose como última medida la del sorteo.
13. Invitación a
presentar propuestas:
En el momento
de expedir el acto administrativo de apertura del concurso de méritos se deberá
enviar una carta de invitación a presentar propuestas a los integrantes de la
lista que contendrá: El nombre de la entidad contratante, La fecha, hora y
lugar para la presentación de las propuestas,
La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el
pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
14. Audiencia
para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones definitivo y
revisión de los riesgos previsibles:
Se
recomienda realizar esta audiencia con el fin de que los precalificados
presenten ante la entidad todos los interrogantes que tengan sobre el contenido
del documento, de todas maneras cualquier precalificado puede solicitar
aclaraciones adicionales que deben ser contestadas por la entidad por escrito.
De
esta audiencia se levantará un acta que debe ser publicada en el SECOP, Como
resultado de la audiencia pueden expedirse adendas que contengan modificaciones
al pliego de condiciones definitivo, así como una prórroga del plazo para la
presentación de propuestas.
15. Expedición
y publicación de adendas:
Podrán
realizarse modificaciones al pliego de condiciones definitivo, siempre que
éstas no sean sustanciales o afecten el objeto del contrato a celebrar, mediante
la expedición de adendas, estas deben publicarse en el SECOP en la fecha de su
expedición o, a más tardar, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
En
el pliego de condiciones definitivo se señalará el plazo máximo para su
expedición. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se
tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición
del término previsto para ello, los precalificados deben contar con el tiempo
suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones
realizadas.
16. Cierre:
El lugar, día
y hora indicados para la presentación de propuestas estarán señalados en el
correspondiente acto administrativo de apertura, el término para presentar
propuestas se contará a partir de la invitación a presentar propuestas.
Las propuestas
deben ser presentadas en dos sobres sellados, uno de ellos debe contener la
oferta económica y el otro la propuesta técnica y demás documentación exigida.
De las ofertas
recibidas se dejará constancia mediante un acta que contendrá la identificación
del proponente. Esta acta se podrá publicar en el SECOP, El sobre económico
será abierto en la audiencia de apertura y revisión de la propuesta económica.
17. Evaluación
de las propuestas:
Las propuestas
deberán ser evaluadas de forma objetiva, aplicando exclusivamente las reglas
contenidas en el pliego de condiciones definitivas, que permitan seleccionar la
oferta más favorable, el tiempo que la
entidad tome para evaluar las propuestas no podrá ser mayor al señalado para la
presentación de las mismas.
La evaluación
se realizará así:
1. Verificación de los requisitos habilitantes: Se compone por la
verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes contemplados en el
pliego de condiciones definitivo, de ser necesario que los oferentes subsanen
requisitos habilitantes, se recomienda que dentro del cronograma se contemple un
término para que la entidad realice tal requerimiento en condiciones de
igualdad a todos los proponentes, dentro de aquel dispuesto para la evaluación.
2. Valoración
de la propuesta técnica: El comité asesor valorará los elementos de calidad de acuerdo a lo
establecido en el pliego de condiciones definitivo, de lo cual entregará un
informe de evaluación, suscrito por todos sus integrantes, que contendrá: El
análisis efectuado por el comité, El puntaje final de las propuestas. La mejor propuesta
será la que obtenga el puntaje más alto.
18. Traslado
del informe de Evaluación:
Los informes
de evaluación de las propuestas permanecerán en la secretaría de la entidad por
un término no superior a tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten
las observaciones que estimen pertinentes, término que se contará a partir de
la publicación que del informe se haga en el SECOP. La entidad podrá expedir
copias de las actuaciones y propuestas recibidas a aquellas personas que
demuestren interés legítimo.
19. Audiencia
de apertura y revisión de la propuesta económica:
Una vez
concluida la evaluación técnica, la entidad en audiencia pública, dará a
conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas, en presencia del
proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, la entidad
procederá a abrir el sobre que contiene su propuesta económica.
Si el valor de
la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y
se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el
orden de calificación, y así sucesivamente.
La entidad
verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las
actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las
clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes
no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.
Si de la verificación de la propuesta económica se identifica que
la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la
revisión, se rechazará y en consecuencia se procederá a abrir el sobre
económico de la propuesta ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se
repetirá el procedimiento de verificación. La entidad y el proponente
elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de
que se incluyan en el respectivo contrato.
20. Adjudicación o
declaratoria de desierto:
La
adjudicación o declaratoria de desierto del proceso se realizará mediante acto
administrativo motivado, sin perjuicio de que la entidad pueda llevar a cabo
una audiencia pública de adjudicación cuando se requiera, el acto de
adjudicación no tendrá recursos de vía gubernativa a diferencia del acto en
virtud del cual se declara desierto el proceso de selección, pues contra este
último procede el recurso de reposición.
El término
para que la entidad tome la decisión es el señalado en el cronograma del proceso,
el acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto deberá
publicarse en el SECOP al día siguiente de su expedición o dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a la misma.
Si la entidad
declara desierto el concurso se podrá iniciar de nuevo, prescindiendo de la
publicación del proyecto de pliego de condiciones. Será posible hacer uso de la lista corta
conformada para el proceso fallido en tanto cumpla con las exigencias del nuevo
pliego de condiciones para su utilización.
2. Procedimiento
del concurso de méritos abierto:
Recuerde que
se adelantará un concurso de méritos abierto cuando: Se solicite una propuesta
técnica simplificada a. (PTS),
Se emplee el concurso de méritos para b. seleccionar
un proyecto de arquitectura.
Para llevar a
cabo el concurso de méritos abierto, se deben emplear los pasos que se
describieron en el numeral anterior omitiendo el desarrollo de los numerales
1.4., 1.5., 1.6., 1.13 y 1.17. Que hacen referencia a la precalificación de los
interesados para la conformación la lista.
a. Selección de proyectos de
arquitectura: Si se pretende seleccionar un proyecto de arquitectura tenga en
cuenta que según las características y nivel de desarrollo del concurso, se
establecen las siguientes modalidades:
De ideas: realizado con el fin de
obtener soluciones a nivel de esquema básico de diseño o conceptos generales de
un tema urbanístico y/o arquitectónico.
De anteproyecto: realizado con el fin de obtener soluciones a
nivel de anteproyecto de un tema arquitectónico y/o de diseño urbano, tales
como edificación nueva, restauración, remodelación, proyectos urbanos,
elementos del espacio público.
Para llevar a cabo el concurso de méritos para seleccionar un
proyecto de arquitectura usted debe contar con:
Un comité
asesor: Es el ente idóneo en la materia de arquitectura que organiza y
diseña los aspectos técnicos del concurso y, actúa como coordinador, el comité asesor
será contratado mediante la modalidad de contratación directa por prestación de
servicios al iniciar el proceso de selección de concurso de méritos, este podrá
ser la Sociedad Colombiana de Arquitectos como Cuerpo Consultivo del Gobierno
Nacional y único organismo idóneo que adelanta en cada una de las regiones del
país este tipo de gestiones.
Un jurado
calificador: Es el cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la
propuesta más idónea y favorable que se ajusta a las bases del concurso, el
jurado calificador deberá estar compuesto por un número plural e impar de
arquitectos matriculados con experiencia profesional de cinco (5) años en el
tema o materia afines del concurso, el Jurado Calificador deberá ser nombrado y
conformado antes de la apertura del concurso de méritos.
3. Procedimiento del
concurso de méritos para intermediarios de seguros:
Este
se utiliza para seleccionar intermediarios de seguros con el fin de que dicho
intermediario le proponga a la entidad un plan integral de seguros que ampare
sus bienes, valores, cajas, entre otros, contra posibles riesgos que puedan
llegar a afectarlos, para seleccionar intermediarios de seguros se puede
emplear cualquiera de los sistemas consignados anteriormente, es decir:
1. Concurso con
precalificación:
Pueden
seleccionarse hasta dos intermediarios de seguros por entidad, para el manejo
del plan integral de seguros, en razón a la necesidad de la misma, por lo que
podrán adjudicarse un ramo o grupos de ramos de seguros requeridos, con
conformación de lista corta, Con conformación de lista multiusos.
2. Concurso abierto:
Recuerde que el criterio para seleccionar uno u otro sistema
refiere al tipo de propuesta técnica que se solicite, la selección de los
intermediarios de seguros debe realizarse antes de que la entidad escoja una
aseguradora. La
vinculación del intermediario de seguros con la entidad se prolongará hasta la
fecha de vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención.
BIBLIOGRAFIA
1. Ley 80 de
1993 por medio de la cual se expide el Estatuto General de la Contratación de
la Administración Pública.
2. Decreto
2326 de 1995 por medio del cual se reglamenta la ley 80 de 1993 en cuanto a los
concursos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y
proyectos arquitectónicos.
3. Decreto
3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y
operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación
Estatal, SICE, creada mediante la ley 598 de 2000 y se dictan otras
disposiciones.
4. Decreto
2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública.
5. Decreto
2474 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y
la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección
objetiva y se dictan otras disposiciones.